O fator tempo é considerado por muitos como um pronto crítico e delicado dentro da gestão de projeto.  O tempo, o custo, assim como outras áreas de conhecimento da gestão de projetos é trabalhada no estágio de planejamento na forma de estimativa.

Estimativa – avaliação aproximada que se realiza sobre alguma coisa.

Na gestão de projetos envolvendo o tema tempo, uma estimativa pode estar vinculada a uma atividade, um pacote de trabalho ou mesmo para o projeto como um todo, dependendo da granularidade, tempo dispêndio para estimativa e com qual nível de incerteza você está trabalhando.

Vamos supor que sua mãe está criando uma estimativa do tempo necessário para que a sua casa seja limpa e ela lhe questiona: Quanto tempo leva para organizar/limpar seu quarto?

Após você passar sua estimativa você se depara com as seguintes situações:

• Considere que seu quarto foi organizado e limpo ontem, quanto tempo será necessário?
• Considere que seu quarto foi organizado e limpo há duas semanas atrás, quanto tempo será necessário?

Suas estimativas continuam as mesmas? Acredito que você acabou tendo variações em suas estimativas, pois agora com mais informações sobre a situação do seu quarto e com a premissa que quanto maior o intervalo de tempo para organizar/limpar seu quarto, maior será a desorganização.

Desta maneira o quarto organizado e limpo há duas semanas demandará um tempo maior que quarto organizado e limpo no dia anterior.

Continuando sobre esta reflexão, imagine agora que sua mãe te leve até a porta do quarto. Você o observa e ela realiza a mesma pergunta, sua estimativa irá variar, mas a tendência é que seja mais assertiva, pois você analisará a situação real do quarto. Mas se ao invés de você, sua mãe contrate uma especialista em limpeza do lar, quanto tempo ela levará?

Com pode se observar no exemplo, vários fatores podem influenciar nas estimativas. Repare que no início do exemplo, você não possuía muitas informações e gerou uma estimativa preliminar sobre o tempo para organizar/limpar seu quarto, ao seguir pelo texto, você foi descobrindo novos fatores que influenciam nas suas estimativas, como o caso do quarto estar a duas semanas sem ser organizado/limpo, ou sua mãe contratar uma especialista em limpeza.

É comum haver variações entre o valor estimado e o realizado, gerando riscos ao projeto, mas é importante que o gerente de projeto conheça os limites de tolerância aceitos e a maneira a qual estes desvios impactam o projeto.

Em resumo, segundo o professor Alonso Soler, “as estimativas dependem de premissas e estas dependem do nível de informações disponíveis. Na medida que o tempo passa e que o projeto se desenvolve, as estimativas vão sendo apuradas e se tornando mais confiáveis”.

No guia PMBOK, o item 6.5 descreve o processo de “Estimar as Durações das Atividades”, este processo é realizado durante a fase de planejamento, no framework Scrum as estimativas são realizadas durante a Sprint Plan.

 1. Estimativa Análoga

A estimativa análoga utiliza-se de parâmetros e valores reais de projetos anteriores. Você deve identificar projetos que possuam semelhanças tais como: duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade. A duração analógica geralmente é utilizada quando a quantidade de informações sobre o projeto/atividades é limitada. Este modelo de estimativa em relação as outras técnicas tende a ser menos dispendiosa, contudo tende a ser menos precisa. A utilização deste modelo acaba sendo mais confiável quando a atividade a ser executada é semelhante a referência e seu time de execução possui capacidades compatíveis com os times os quais realizaram as atividades utilizadas como referência.

Utilizando o exemplo do quarto, para aplicar a Estimativa Análoga devemos pesquisar a quantidade de tempo que a profissional de limpeza gatou em outra oportunidade na qual organizou/limpou seu quarto e a utilizaremos este dado como a nossa estimativa.

2. Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica utiliza-se de informações e estatísticas para estimar o projeto/atividades com base em dados históricos e parâmetros do projeto.

Retornando ao exemplo do quarto, supondo que sua mãe quer saber quanto tempo a profissional de limpeza demoraria para limpar os 4 quartos da casa, considerando-os de mesmo tamanho, teríamos que se a profissional de limpeza necessite de 45min para organizar/limpar um quarto, conclui-se que ela deverá organizar/limpar os 4 quartos em 3h (4 x 45min).

3. Estimativa três pontos

A estimativa de três pontos faz uso de uma formula matemática e utiliza-se de três cenários (pessimista, mais provável e pessimista) para estimar o projeto/atividades.

O cenário pessimista considera que você enfrentará vários problemas (tudo dará errado). Este valor vamos considerar como sendo Ep (Estimativa pessimista). O cenário otimista é aquele onde tudo ocorrerá maravilhosamente bem, Alice no pais das maravilhas, vamos considerá-lo como sendo Eo (Estimativa otimista). O último caso é o cenário mais provável, no qual indicaria o tempo normal para executar uma atividade, consideremos o como Emp (estimativa mais provável).

Com base nestes três cenários utilizamos a formula [Ep + (4 x Emp) + Eo] / 6.

No exemplo do quarto, para aplicar a Estimativa três pontos, começaríamos estimando cada cenário:

Cenário pessimista: o quarto a 2 semanas sem organizar/limpar, necessidade de limpar os vidros e o chão, organizar cama e o armário, tirar o pó e passar pano no chão, neste caso demoraríamos 1h30m (90 min).

Cenário Otimista: o quarto foi organizado/limpo no dia anterior e necessita apenas, organizar cama e recolher roupas usadas, neste caso demoraríamos 20 min.

Cenário mais Provável: O quarto necessita organizar cama e o armário, recolher roupas usadas, remover o pó e passar pano no chão, neste caso demoraríamos 40 min.

Com base nos cenários apresentado e aplicando a formula a estimativa três pontos seria:

Estimativa = [Ep + (4 x Emp) + Eo] / 6

Estimativa =  [90 min + (4 x 40 min) + 20 min] / 6

Estimativa =  [90 min + 160 min + 20 min] / 6

Estimativa =  270 min / 6

Estimativa =  45 min

No exemplo a estimativa para organizar/limpar o quarto é de 45min.

4. Opinião Especializada

A técnica da opinião especializada consiste em utilizar o especialista que é quem conhece o tema e que provavelmente irá executar a tarefa, ou alguém com perfil similar. Com essa abordagem o grau de incerteza é reduzido. No nosso exemplo, quando sua mãe ao invés usar sua opinião para estimativa usou a opinião da especialista em limpeza para estimar a tempo para organizar/limpar o quarto ela estará utilizando esta técnica.

A opinião especializada é uma das técnicas de estimativa por trás do Planning Poker (ferramenta do framework Scrum), utiliza-se a no processo de estimativa que ocorre durante a cerimônia do Sprint Plan, onde o Team Scrum reúne-se para planejar a Sprint e envolve-se para gerar as estimativas.

No framework Scrum, as estimativas são medidas em Story Points, há uma tendência em querermos transformá-los em horas, contudo a estimativa em Story Points difere entre os Team Scrum. Outra peculiaridade que não nos permite padronizar esta conversão é que cada Team Scrum tem sua velocidade.

Existem outras técnicas como a Técnica Delphi, variações da técnica de três pontos, mas este post propõe apresentar apenas as mais utilizadas, por fim deixo uma sugestão a você, “Procure sempre separar estimativas de promessas”.

Qual técnica você utiliza, conte para nós suas experiências no processo de estimativa.