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Você já ouviu falar sobre o 5W2H?

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Conheça na prática os benefícios que esta ferramenta pode trazer à sua empresa.

O 5W2H é frequentemente usado em iniciativas simples de melhoria de processos. Trata-se de uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada por toda e qualquer empresa. Sua análise possui a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação, como uma espécie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre suas atividades.

Em resumo, é uma ferramenta para a elaboração de planos de ação que, na sua simplicidade, objetividade e orientação para a ação, tem sido amplamente utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Plano de Desenvolvimento de Negócios, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão. Esta ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário de sete perguntas:

OS 5W

What (O quê?) – O que será feito?

Who (Quem?) – Quais as pessoas ou departamentos envolvidos?

When (Quando?) – Em qual frequência deverá ocorrer? Quando será o início?

Where (Onde?) – Onde será feito?

Why (Por quê?) – Por que será feito?

OS 2H

How (Como?) – Como será feito?

How Much (Quanto?) – Quanto custará?

5w2h-metodologia

 

O modelo deveria ser apreendido, avaliado e discutido por todas as pessoas de negócios, incluindo executivos, gerentes e trabalhadores de campo. Como se fosse “um diagrama de circuito elétrico, que deve ser entendido por todos os engenheiros elétricos”.

Uma das vantagens é a de que as pessoas que não são especialistas em ferramentas complexas, não terão dificuldade em entender as etapas e objetivos dos processos, esta ferramenta permite que todas as pessoas possam compreender intuitivamente, à primeira vista. Pode ser aplicada a qualquer situação, processo ou problema.

Permita que todos os colaboradores de sua empresa elaborem individualmente o seu próprio plano de ação.

Como faço para utilizar esta ferramenta?

  1. Verifique a situação a ser analisada. Certifique-se de que todos entendem as etapas do 5W2H.
  2. Desenvolva perguntas adequadas sobre a situação de cada pergunta (quem, o quê, quando, onde, por que, como, quanto).
    (Nota: a ordem em que as perguntas são feitas é irrelevante.)
  3. Responda a cada pergunta e desenvolva um plano para as que não têm uma resposta imediata conhecida.
  4. Em seguida, dependendo da situação:
    Se você está elaborando um projeto, deixe que as perguntas e respostas o ajudem a formar o seu plano.
    Se você está analisando um processo para oportunidades de melhoria, desenvolva perguntas adicionais sobre possíveis mudanças de suas perguntas iniciais e respostas.
    Se você está definindo um problema, permita que as perguntas e respostas possam levá-lo à análise da causa.
    Se você está revendo um projeto concluído, desenvolva perguntas adicionais sobre como modificar, ampliar ou padronizar as alterações de suas perguntas iniciais e respostas.
    Se você estiver preparando um artigo, relatório ou apresentação, inclua respostas para as perguntas em seu texto.

Na prática

Como exemplo, utilizamos a ferramenta para criação de nossos artigos:

Plano de Ação: ARTIGOS PARA O SITE DO GRUPO HUNGRIA

Os 5 W

1 – What (o que será feito): Elaboração de artigos com assuntos interessantes de Gestão Estratégica.

2 – Who (quem fará): Público da Hungria.

3 – When (quando será feito): Semanalmente e/ou Quinzenalmente.

4 – Where (onde será feito): Online, através do site do Grupo Hungria.

5 – Why (por que será feito): Conceitos práticos e fáceis de serem compreendidos, mas que são esquecidos ao longo da vida do empreendimento/empresa.

Os 2 H

1 – How (como será feito): Busca por informações fundamentados em literatura administrativa.

2 – How Much (quanto custará): Valor não divulgado, entretanto, independentemente do valor monetário há um  valor agregado e de grande beneficio para o público.

Use o 5W2H para formalizar o seu planejamento, e também para conduzir as ações que foram desenhadas. A partir disso, ficará mais fácil, inclusive, acompanhar o desempenho dos profissionais e, logicamente, também cobrar os resultados.

 

Você já aplicou 5W2H em seus planos de ação? Deixe seu comentário!

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